Dnia 1 stycznia 2020 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu spółek handlowych obejmująca m.in. obowiązkową dematerializację akcji tj. zmianę formy akcji z dokumentu (akcji papierowej) na zapis w systemie teleinformatycznym. Dematerializacja dotyczyć będzie zarówno akcji na okaziciela, jak i akcji imiennych spółek akcyjnych i spółek komandytowo-akcyjnych, które nie podlegają obrotowi publicznemu na giełdzie. Od dnia 1 stycznia 2021 r. akcje spółek akcyjnych i komandytowo – akcyjnych będą mogły mieć wyłącznie formę zdematerializowaną. Powyższe oznacza, iż akcje w formie papierowej nie będą już dokumentem potwierdzającym status akcjonariusza, a stanowić będą dowód niezbędny do aktualizacji rejestru akcjonariuszy.
Chociaż zmiany w Kodeksie spółek handlowych zobowiązujące polskie spółki do dokonania dematerializacji akcji zaczną obowiązywać za rok, to nowelizacja nakłada na te podmioty już w tym roku szereg związanych z tym obowiązków. Zatem rok 2020 to dla spółek akcyjnych i komandytowo akcyjnych rok podejmowania działań przygotowawczych i dostosowawczych do nowych regulacji.
Przypomnieć trzeba, że wspomniana nowelizacja kodeksu spółek handlowych nałożyła na spółki akcyjne oraz komandytowo-akcyjne obowiązek posiadania od dnia 1 stycznia 2020 r. własnej strony internetowej. Dodatkowo adres strony internetowej trzeba zgłosić do Krajowego Rejestru Sądowego.
Zakres informacji podlegających publikacji na stronie internetowej obejmuje informacje o firmie, siedzibie i adresie spółki, numerze KRS, oznaczenie właściwego sądu rejestrowego, NIP oraz wysokość kapitału zakładowego. Ponadto muszą się tam znaleźć wszelkie ogłoszenia spółek wymagane przez prawo oraz statuty tych spółek. Spółki na swoich stronach www powinny na bieżąco zamieszczać informacje dotyczące m.in. planowanych walnych zgromadzeń (wraz ze szczegółowym porządkiem obrad), projektów uchwał, sprawozdań finansowych czy opinii biegłych rewidentów.
Niezamieszczenie na stronie informacji o planowanym walnym zgromadzeniu lub jej zamieszczenie niezgodnie z wymogami formalnymi może stanowić podstawę do zaskarżenia uchwały przez akcjonariusza, który nie był obecny na walnym zgromadzeniu. Dodatkowo, za brak aktualnych informacji, członkowie zarządu uprawnieni do reprezentacji spółki mogą zostać ukarani grzywną.
Jeżeli zatem spółka nie dopełniła jeszcze tego obowiązku, powinna jak najszybciej dopilnować utworzenia własnej strony www wraz z wymaganymi przez ustawę informacjami.
Kolejna ważna data dla spółek, których akcje podlegać mają dematerializacji, to 30 czerwca 2020 r. Jest to termin, do którego spółka jest zobowiązana wykonać pierwsze wezwanie akcjonariuszy do złożenia w spółce dokumentów akcji na okaziciela. Do dnia 1 stycznia 2021 r. do wykonywania i przenoszenia praw z akcji na okaziciela, których dokumenty zostały złożone w spółce, stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące akcji imiennych.
W sumie spółka musi dokonać wezwań 5-krotnie, w odstępie czasu nie dłuższym niż miesiąc, ani nie krótszym niż dwa tygodnie. Właściwą formą do dokonywania wezwań jest sposób przewidziany do zwoływania walnego zgromadzenia. Oznacza to, że spółki niepubliczne dokonują ogłoszenia w MSiG lub – gdy wszystkie akcje są imienne – za pośrednictwem przesyłek poleconych lub pocztą kurierską.
Dzień 30 czerwca 2020 r. to także termin podjęcia przez walne zgromadzenie spółki uchwały w sprawie wyboru podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy albo uchwały o rejestracji akcji w Krajowym Depozycie Papierów Wartościowych oraz zawarcia przez zarząd umowy w tym zakresie z odpowiednimi podmiotami.